学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录，客观地反映了学生在校期间德、智、体等方面的表现情况，是今后干部（人事）档案的重要组成部分。为了更好地加强学生档案管理，切实维护学生档案的完整性和真实性，提高学生档案的利用效率，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，为学生毕业后用人单位录用起到积极作用，特制定本规定。
一、外国语学院学生档案由招生当年新生录取完毕后，转交至各带班辅导员处；学生自带档案在新生入学报到时由本人直接交至带班辅导员处。档案实行统一管理，有带班辅导员负责保管。
4.高等学校毕业生登记表
5.学生成绩单
6.学生入党、入团材料
7.毕业生体检表
8.学生在校期间辅修课程成绩表
9.学籍变动文件原件
11.其他可供组织参考的有保存价值的材料
三、学生档案是用人单位考察和录用毕业生的主要参考资料，是毕业生进入单位后定级、转正、增资、提职、调动的主要依据。学生档案材料必须为原件，做到真实完整，不得涂改。书写内容一律使用碳素或蓝黑墨水钢笔。学生档案要每学年整理一次，将本学年的有关材料归档。
四、档案的查阅
1.校内各部门因考察、任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业等工作需要可以查阅学生档案，但必须履行相关手续。
2.校外用人单位需要查阅毕业生档案时，须出具单位组织人事部门阅档介绍信，经学工办主管领导同意后才可查阅。
3.学生本人及家长不得查阅学生本人档案。
4.外国语学院学生档案概不外借。
五、档案的传递
1.学生毕业时，各带班辅导员按学院有关规定，将学生档案进行整理复核。核对无误后进行密封，统一转至毕业生就业指导服务中心进行传递。
2.及时处理学籍变动学生档案。留级学生档案由带班辅导员本人直接移交至新带班辅导员。退学学生的档案在学生办理完相关手续后，由带班辅导员密封后转交至招生部门进行传递。
3.因特殊原因需提前提档的学生，须有用人单位提前提档的证明信。学生本人档案由带班辅导员密封后转交至毕业生就业指导辅导中心进行传递。
六、学生档案的监督管理
1.建立定期档案检查制度，及时研究解决收集归档过程中的问题。
2.爱护档案，查阅时严禁在档案上画圈、涂抹、批注、修改。未经批准不得复制。
3.必须严格尊说档案保密制度，不得随意将档案内容泄露他人。
4.做好学生档案的防火、防盗、防潮工作，保证学生档案安全。
七、本规定如与上级相关规定不符，按上级规定执行。
八、本规定最终解释权为外国语学院学工办。
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